MISSION POUR LA COMMUNAUTE DE SEMAINE 2

Étape 1. Pays  mission : TCHAD.

Étape 2. Groupe WhatsApp TCHAD : Déjà intégré.

Étape 3. Questions auxquelles vous voulez répondre concernant les flux de données, les outils de données ainsi que la performance du système de surveillance de votre pays

1. Comment les données circulent-elles ?

Les données de surveillance sont collectées au niveau des centres de santé (CS) par les RCS/PF (responsable de CS / Point focaux) transmissent au niveau du district sanitaire (DS) où se fait un compilation puis une transmission au niveau de la DSP (délégation sanitaire provinciale) qui effectue de même une synthèse et transmission au niveau National le lundi avant 12h.

2. Quels sont les différents niveaux de rapports ? (C’est-à-dire, qui reportent à qui ?)

Les différents niveaux de rapportage des données de la surveillance sont :

a. Niveau périphérique,

• Au niveau des Centres de Santé (CS) : les rapports hebdomadaires sont produit par le RCS (Responsable du Centre de Santé) ;
• Au niveau du district Sanitaire : les données sont collectées par le Chef des Zones de responsabilité ou un PF Surveillance désigné ;
• Dans les hôpitaux les données sont suivies soit par le Surveillant général ou un PF désigné.

b. Niveau intermédiaire ou DSP (délégation sanitaire provinciale) : le Chef d’antenne de la surveillance épidémiologique (CASE) collecte les données des districts pour compilation et transmission au niveau central ;

C. Niveau Central, le SSEI National : reçoit à travers les CASE tous les données des DS et DSP qu’il compile et génère les données pays.

3. Qui collecte en premier les données, prépare les rapports papiers ?

Les données de départ proviennent des registres de consultation curative disponibles au niveau des formations sanitaires : une synthèse est faite sur une fiche de rapport hebdomadaire / EWARS pour transmission et archivage

Le RCS et/ou le point focal est le premier responsable des données

4. Qui mesure les données et quelles procédures sont mises en place pour leur vérification, leur nettoyage ainsi que pour produire un feedback ? Quelle est la procédure à suivre si les données semblent erronées ?

• La vérification et le nettoyage des données devraient en principe se faire à tous les niveaux : CS, DS, DSP et Niveau Central ; elle dépend aussi de la vigilance et de la compétence.
• Généralement les données ne sont pas analysées au niveau de la base (CS). Les districts sanitaires appuyés par des Partenaires techniques tels que les consultants font souvent suivi et vérification ainsi d’une analyse au cours des rencontres habituelles des équipes cadre district (ECD) ou délégation ou mensuelle de monitorage des données et de coordination santé.
• Le plus souvent les données sont peu analysées et le monitorage pour action peu fréquent et moins encore les feedbacks.
• Au niveau national, chaque mercredi, une réunion hebdomadaire du comité Technique national de lutte contre les épidémies (CTNLE) analyse les données collectées sur l’ensemble du territoire.

==> En cas de données Aberrantes le niveau supérieur tien informé le concerné pour vérification et au besoin une mission d’évaluation peut-être envisagé. Les feedbacks sont transmis si urgence par appel téléphonique ou Weekly update hebdomadaire.

5. Qui sont les principaux acteurs/parties prenantes à chaque niveau ? Que font-ils avec les données (par exemple, les collectent-ils ? Les saisissent-ils sur un système électronique ? les analysent-ils ? Les utilisent-ils pour prendre des décisions ? etc.)

• Au niveau des centres de santé et hôpitaux : les RCS et PF collectent les données des registres de consultations curatives et les transmettent soit version papier ou par sms au niveau du DS ;
• Au niveau des DS : le CdZ ou PF_SEI collecte les données des CS, saisit les données sur l’IDS (si dispose de l’outil informatique, si fait une synthèse dure pour transmission par téléphone généralement au CASE ;
• Le CASE au niveau des DSP disposent des ordinateurs de surveillance où sont compilées tous les données par district et transmettent la synthèse au niveau National/Central.
• Les informations collectées sont analysées au cours des réunions ECD, ou mensuelle de monitorage, ou encore mensuelle de coordination et/ou de santé ; parfois dégagent des points d’action par rapport aux performances ;
• Au niveau Central/National : compilation électronique, analysent et retro information à travers Weekly update et bulletin ; parfois appel téléphonique ; et tenue de hebdomadaire de la réunion du CTNLE et Réunion Bilan semestrielle.

Étape 4. Identifiez et collectez les documents de référence pertinents ainsi que d’autres sources d’information pour le pays que vous avez sélectionné

Les sources d’information potentiellement utiles :

• L’évaluation de la disponibilité ou de la capacité opérationnelle des services (SARA) ;
• Les plans stratégiques tels que le plan pluriannuel global (PPAC) ou le plan d’action annuel ;
• Les procédures opérationnelles standardisées (POS) pour la collecte des données, leur archivage et les rapports y afférents ;
• les outils sur support papier et les systèmes d’information pour la saisie des données, leur gestion et analyse ;
• L’organigramme du PEV ;
• Le système d’Information Sanitaire (SIS)
• Les bulletins de pays.

Étape 5. Partagez les ressources les plus utiles que vous avez trouvées dans les SHARES (ressources partagées) de notre communauté Scholar.

 

Étape 6. Examinez rapidement ces sources et preuves relatives au flux de données, aux outils et à la performance du système de surveillance de votre pays

Sur le plan de la surveillance, les données sont collectées à deux niveaux :

a. D’une part il existe un flux de données à travers le Point Focal (PF) ou le CdZ du DS qui transmet de manière hebdomadaire au Chef d’Antenne de la Surveillance Epidémiologique (CASE), qui à son tour fait la compilation et transmission au niveau central ; avec souvent de gros soucis de promptitude et insuffisance d’archivage dure au niveau périphérique ;
b. A travers les RMA, des informations mensuelles de surveillance sont transmissent au niveau des DS et DSP et encodées dans le SIS (Système d’information Sanitaire). Ils existent souvent de discordance entre les données hebdomadaire synthétisées dans l’IDS à travers et ceux de la SIS généré par les RMA.

et des preuves qui vous aideront à identifier les points forts et les carences (par le biais d’une analyse FFOM) de la performance du système de surveillance de votre pays.

1. Les points forts du système de surveillance :

• A travers le programme d’éradication Polio l’existence des RH : des acteurs/responsables de la surveillance épidémiologique à tous les niveaux
• Existence des outils de collecte des données : Rapport Hebdo/EWARS, IDS, bulletins, Sitrep, fiches de notification/investigation ;
• Mécanisme de transmission des données hebdomadaire et mensuelle connu de tous les acteurs ;
• bonne complétude et promptitude acceptable ;
• retro information disponibles surtout pour PFA ;
• Ténues régulières des rencontres de monitorage ; réunion ECD/DSP, CTNLE et les rencontres semestrielle bilan des performances des délégations ;
• Performances des indicateurs PFA au vert ; Rougeole et fièvre Jaune acceptable.

2. Faiblesse :

• Discordance des données entre le niveau central et périphérique ;
• perte d’échantillons et des fiches ;
• Insuffisance dans l’archivage au niveau périphérique (et utilisation des fiches de rapportage hebdomadaire) et d’analyse des données pour action ;
• Ressources Humaines parfois peu qualifié et insuffisance de recyclage ;
• Insuffisance en moyens (roulants et finances);
• Irrégularité dans la tenue de réunion bilan semestrielle de surveillance ;
• Faible réalisation de visite des sites de surveillance pour la recherche active et la sensibilisation de la communauté et des acteurs ;
• Surveillance peu optimale des autres maladies telles que TNN
• Rupture de kits de prélèvement et de protection…;
• Absence de CdF active et passive propre à la surveillance (mélange accumulateurs et Porte Vaccins & Echantillons) ;
• Difficulté d’acheminements pour certaines provinces et districts (Moyens de transports et distance) ;
• Irrégulier dans le versement des indemnités et retard dans le versement des frais de fonctionnement
• Faible implication de la communauté et de la surveillance à base communautaire ;
• Faible niveau de fonctionnalité de comité de gestion des épidémies et autres catastrophes dans les provinces ;
• Manque de retro-information sur les résultats des échantillons envoyés au niveau central (Rougeole, Fièvre Jaune, Méningite, …)

3. Opportunité :

• Implication des autorités administratives, traditionnelles et religieuses ainsi des leaders ;
• Présence des partenaires techniques et financiers dans la plus part des ;
• Répétition des campagnes ou AVS.

4. Menace :

• Inaccessibilité géographique de certaines Zones de Responsabilité pendant la saison de pluie ;
• Faible couverture téléphonique et difficulté d’accès à l’internet rendant difficile la transmission des données à temps ;
• Absence d’agences de voyage dans certains DS pouvant retarder les transports d’échantillons ;
• Existence de la population spéciales tel que : insulaire, nomade, les mouvements transfrontaliers difficiles à maitriser et éparpillement des populations et villages/localités distant ;
• Baisse de financement Polio.

Étape 7. Résumez les qualités des preuves disponibles

J’espère avoir apporté quelques réponses aux questions énumérez en tenant compte des constats et observations sur le terrain et des pratiques habituelles ; cependant mes analyses peuvent être sans doute incomplète étant donné que mon observation actuel et du niveau intermédiaire. Une observation sur le plan central pourrait d’avantage affinée la réflexion.

Étape 8. Décrivez les flux de données de votre pays

2. Diagramme du flux et les outils de données utilisés à tous les niveaux.

Étape 9. Réalisez une analyse FFOM (SWOT)

 

Analyse FFOM pour le système de surveillance de votre pays :

1. le fondement de la gouvernance : Existence d’un cadre de coordination et de structure bien définie de la surveillance, cependant avec la baisse de financement polio tout reste problèmatique associé à un retard de mise à disposition de fond de fonctionnement et une irrégularité dans le versement des idemnités des acteurs de la surveillance. 

2. les personnes à tous les niveaux de la hiérarchie : Existence de RH à tous les niveaux avec des tâches définies et maîtrise du circuit, cependant insuffisance de recyclage et irrégularité dans la motivation et suivi.

3. le processus de collecte et de vérification des données : Collecte des données sur les supports (registres) vérifiables, absence de mécanisme documentée d’information communautaire de surveillance. retard dans la transmission de la retro information sur les échantillons des autres maladies.

4. les outils utilisés pour la collecte, les rapports et l’utilisation (sur support papier et numérique) : Utilisation des fiches hebdomadaires/EWARS pour la collecte des données. Transmission prompte à travers téléphone (SMS/Appel) avec souvent une absence d’archivage.Données électroniques disponibles au niveau des DSP, peu au niveau des DS et Pas au niveau des CS.

5. la mesure dans laquelle les données sont utilisées : Analyse régulier des données au niveau Pays, DSP et DS et pas souvent au niveau des CS. Réactivité limité et surveillance peu optimale des autres maladies en dehors de PFA et dans la moindre mesure rougeole

Étape 10. Résumez ce que vous appris de toutes les autres étapes :

L’exercice nous montre les différents piliers et logiques d’une évaluation de système à travers :

• les ressources humaines ;
• les outils ;
• le processus ;
• et la gouvernance.